20 do 40% svakodnevnih kompanijskih aktivnosti je potpuno neprofitabilno

Prošle godine sam proslavio desetogodišnjicu preduzetništva. Tokom proteklih godina, postavili smo neke procedure u radu koje se i dan danas koriste, a ne bi trebalo. Neke stvari u firmi se rade samo zato što ih je “neko” radio ranije. Kad se vratimo na početak, često je reč o aktivnostima koje su nekada bile hitne, a  za koje nismo imali resurse uradimo pametnije u to vreme. Međutim, danas kada resursi postoje, te stvari se i dalje rade na isti način. Uz rast i promene koje su se dešavale, provlače nam se aktivnosti koje više ničemu ne služe, a teško ih je identifikovati. Ova činjenica me posebno frustrira jer kod nas u firmi rade vredni ljudi. Sve ukupno morali bismo da radimo pametnije a ne više. Ali kako da budemo pametniji?

Kad je učenik spreman…

Na prošlogodišnjoj konferenciji našeg partnera Persona Global imao sam priliku da prisustvujem predavanju koje je održao Robert Reinfuss na temu unapređenja profitabilnosti poslovanja kompanija. Ima li interesantnije teme od ove za suvlasnika firme?!

Na predavanju je Robert izneo podatak iz istraživanja koje je radio sa svojim saradnicima u saradnji sa Dr. Ewa Beck AGH University u Krakovu, da je 20 do čak 40% aktivnosti koje se obavljaju u kompanijama potpuno neprofitabilno. Dakle, tu su, a niko unutar ili van kompanije nema korist od njih. Što je najgore, nekada aktivnosti ovog tipa obavljaju ljudi koji su sjajni, motivisani, posvećeni, vredni. Kao i suprotno, aktivnosti koje su važne za firmu, koje su profitabilne obavljaju ljudi koji su sa “pola srca i mozga” u firmi.

Realno, ukoliko bi se  identifikovale aktivnosti koje su neprofitabilne i energija koja se ulaže u njih preusmerila u profitabilne aktivnosti ukupna profitabilnost firme bi porasla bez bilo kakvih drastičnih promena. 

Kada je dobio moju pažnju, Robert je predstavio i alat koji omogućava da izmeri profitabilnost aktivosti za svaku od pozicija u firmi. Njegov alat ValueView®, koji je prošle godine dobio nagradu “Innovator 2018” od strane Business Academy WSB – Poland  upravo daje mogućnost menadžmentu firme da razume koje su aktivnosti ključne za uspeh kompanije, a koje se mogu smanjiti ili eliminisati.

Kako to u praksi funkcioniše?

Ceo proces ima 3 faze. Na samom početku menadžment definiše pozicije za koje želi da proceni profitabilnost aktivnosti. Ovo je za mene bila prva važna stvar. Ne procenjuju se ljudi već pozicije, najčešće jedna pozicija ima više izvršilaca nakon čega se vrši procenjujemo aktivnosti. Jednom kada su pozicije definisane, putem on line upitnika pitaju se izvršioci (na tim pozicijama) da upišu šta je to što oni stvarno rade na svom poslu (dakle, ne šta je opis radnog mesta već šta ti ljudi stvarno rade) i ko su interni ili eksterni korisnici tih aktivnosti. Drugim rečima, koje pozicije u firmi (ili van firme) mogu da imaju problem sa obavljanjem svog posla ukoliko bi oni danas prestali da rade tu aktivnost.

Posle slanja upitnika i dobijanja odgovora od strane izvršioca potreban je konsultantski rad kako bi se sredili podaci i spojile aktivnosti koje su slične. Kraj prve faze je spisak aktivnosti po poziciji sa direktnim korisnicima (klijentima) tih aktivnosti.

U drugoj fazi pažnja je usmerena na korisnike navedenih aktivnosti. Takođe,  putem on-line upitnika, korisnici aktivnosti daju odgovore na dva pitanja:

“Da li mi je navedena aktivnost potrebna?” i “U kojoj meri dobijam tu aktivnost?” Na osnovu odgovora na ova pitanja generiše se izveštaj profitabilnosti popisanih aktivnosti (što je ujedno i osnova za ulazak u treću fazu).

Treća faza procesa podrazumeva restruktuiranje aktivnosti za pozicije, promenu procesa, predlog promene broja izvršioca i predlog razvojnih aktivnosti za pozicije.

Šta sam dobio od ValueView-a?

Prvi važan uvid je bio da većina izvršilaca kao korisnika svojih aktivnosti,u najvećem broju slučajeva, vidi svog direktno pretpostavljenog. Što ne bi trebalo da bude slučaj.

Bilo mi je posebno zanimljivo da su neke kolege stavile mene kao korisnika onoga što oni rade, a da je moje mišljenje da su mi navedene aktivnosti potpuno nevažne za uspešno obavljenje posla.

Najznačajnija korist lična korist je bilo saznanje da je pozicija Senior Partner-a „bottle neck“ u našoj firmi. Aktivnosti koje Senior Partneri sprovode su veoma profitabilne, postoji velika tražnja za njima. To znači da nam je ili potrebno više izvršioca na poziciji Senior Partner ili deo aktivnosti moramo da prebacimo na druge pozicije u firmi.